Dativery s.r.o.

Tvorba, změny a mazání záloh

Pro snadné párování záloh vytváříme zálohy. Pokud dojde ke změně objednávky, zálohu změníme podle současného stavu objednávky. Pokud je záloha zamčená, stornovaná nebo uhrazená, přestaneme ji aktualizovat.

Pokud dostaneme informaci, že máme finální fakturu, provedeme toto:

• najdeme všechny zálohy. Pokud nejsou uhrazené (a stornované), smažeme je.
• pokud jsou uhrazené, ve finální faktuře je odpočteme
  
  

Vytvořená záloha i finální faktura mají jako variabilní symbol číslo objednávky (resp. var. symbol z objednávky, který obvykle odpovídá číslu objednávky). Takže při smazání dojde k napárování úhrady na finální fakturu.

Proč mažeme zálohy

Jsou k tomu tyto důvody:

• záloha není daňový ani účetní doklad, takže to nevadí. VS je u faktury i zálohy stejný
• pokud není uhrazená, zůstaly by dva doklady se stejným VS i částkou. Tím pádem by nefungovalo automatické párování
• pokud bychom neuhrazenou zálohu odpočetly, faktura by se tvářila jako uhrazená a neuhrazená by byla záloha

Proto jsme přikročili k tomu řešení.

Dobropis objednávky

Pokud je objednávka stornovaná, umí modul vytvořit kompletní dobropis. Jak poznáme, že je objednávka stornovaná:

• je stornovaná
• má uživatelský stav Stornováno
• má štítek určující storno
• má v poli určující stav objednávky hodnotu stavu, která stornuje

Provedeme analýzu fakturovaných položek, zohledníme již existující částečné dobropisy a vytvoříme dobropis. Pokud objednávka nemá žádnou fakturu, nevytvoříme žádnou fakturu.

Po vytvoření, přidáme štítek, který zabrání opakované analýze (obvykle je to štítek STORNO-OK).

Stornování položek + částečné dobropisy

Identifikace objednávek k analýze částečných dobropisů

Musíme poznat, kterou objednávku kvůli dobropisům analyzovat. Neděláme to, že bychom kontrolovali všechny změněné objednávky. Proto používáme mechanizmus označování položek - tj. položka splní podmínku k analýze a následně přidáme štítek STORNO-OK, takže podruhé nevyvolá analýzu celé objednávky. Pokud chcete vyvolat znovu analýzu, přidejte novou stornovanou položku nebo smažte u některé existující štítek STORNO-OK.

Pokud je objednávka nebo položka stornovaná, provádíme analýzu dobropisů. To, že je položka stornovaná poznáme těmito způsoby (stačí splnit jedno z těchto pravidel):

• je stornovaná ve Flexi
• má štítek STORNO
• má štítek REFUND (vyvolá analýzu, ale samotnou položku nepovažujeme za stornovanou)

Poznámka: pokud stornujete položku na e-shopu, přeneseme ji jako obecnou bez vazby na ceník s množstvím 0 a štítkem "STORNO". Samotný proces stornování závisí na použitém eshopu (někde je to stav položky, někde storno položky a někde množství 0). U některých našich integrací je nutné zapnout přenos stornovaných položek, protože standardně stornované položky nepřenášíme.

Položky, které jsou stornované nebo mají štítek STORNO nebo REFUND, dostanou následně štítek STORNO-OK, který nám určuje, že daný doklad již nemáme znovu analyzovat. Pokud stornujete další položku, nebo přidáte štítek STORNO k další položce, provedeme znovu analýzu.

Stornování jen části množství: pokud chcete položku s 10 ks, snížit na 5 ks, máte tyto možnosti:

• stornovat 10 ks a nakonec přidat novou položku na 5 ks
• upravit existující 10 ks na 5 ks a na konec přidat stornovanou položku např. "Původní množství ABC 10 ks"

Analýza množství k dobropisu

Následně provedeme kompletní analýzu celé objednávky, zda nemají být některé položky dobropisované (buď částečně nebo kompletně). Načteme všechno fakturované zboží, odečteme dobropisované (faktur i dobropisů může být více) a porovnáme s objednávkou. Pokud je ve faktuře nějaká položka, která už v objednávce není (resp. je stornovaná), nebo v objednávce je nová záporná položka, která na faktuře nebyla, vytvoříme částečný dobropis.

To, že je položka stornovaná poznáme těmito způsoby (stačí splnit jedno z těchto pravidel):

• je stornovaná ve Flexi
• má štítek STORNO a množství 0
• množství 0

Analyzujeme všechny faktury a dobropisy z navázaných dokladů a uživatelských vazbách Dativery (DAT-OBP-FAV, DAT-OBP-DOBROPIS). Pokud je zapnuté "Kontrolovat faktury podle čísla objednávky", vypíšeme i všechny faktury a dobropisy s číslem objednávky.

Jak se pozná, že byla položka fakturovaná: analyzujeme podle kód a pokud není, tak podle název. Řešíme pouze množství, nekontrolujeme částky.

Modul nedofakturuje nově přidané položky (pokud nezapnete "Dofakturovat další položky do částečného dobropisu"), které nejsou záporné a nejedná se o dobropis. Slouží opravdu pouze k refundaci a vratkám. Pokud chcete záměnu zboží za jiné, musíte na nové zboží udělat novou objednávku nebo vytvořit fakturu ručně.

Způsob identifikace fakturované položky

Když zjišťujeme fakturované položky, používáme tuto identifikaci:

• kód u položky objednávky/faktury
• kód u položky v ceníku (přes vazbu)
• název položky

Snažíme se v případě duplicitních záznamů zohlednit i částku. Ale tento modul primárně řeší kusy. Pokud tedy máte dvě stejné položky s různou částkou, může za určitých okolností být zvolena chybná (snažíme se tomu předejít).